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规避OA系统选型风险该注意几大问题

作者:佚名  来源:网络

    某市场总监陈先生列举了四个典型的问题,包括产品功能、使用、数据管理等各个方面。
             1、功能不细致
             陈先生说,现在OA系统的功能普遍存在一个误区就是求全不求细,看起来各个OA系统的功能都差不多,但实际上功能细节差距很大,正是这些细节缺陷导致了用户无法使用。 这些功能细节在系统选型或使用初期很容易被忽略,却会在使用中慢慢的暴露出来,造成诸多不便。比如发送通知时不能设置自动回执,接收文件时不能直接归档,工作流不支持多种类型的跳转,文件审批时不能灵活的退回或加签,统计报表不支持穿透查询,不能同时连接多个考勤机等,不能批量上传附件,不能设置周期性日程,不能灵便的进行二次开发和数据整合等等。

    2、使用不方便
           这个问题一直被厂家所忽略,但却在很大程度上影响了OA系统的实施成功率。OA系统涉及面广,各类型人员的电脑水平千差万别,而OA系统的实施是一鼓作气,再而衰,三而竭,如果不能够快速的让使用者产生兴趣,他们的热情就会很快冷却,再好的功能和技术都是空谈,系统很难顺利推广使用。

    3、数据不整合
            这个问题在近年内非常明显,已经成为一个主要的问题。因为OA系统涉及面广,包容性强,所以用户将OA系统作为企业的统一管控平台,实现数据交互和汇总的功能。但很多OA系统并不具有这种能力,这是软件的先天性缺陷,后期是很难改进的。

    比如,用户在OA系统里面填报一个报销单,发给相关领导审批。这个报销单需要能够关联预算单的数据,以判断报销总额是否超过预算。还需要关联与之对应的借款单数据,以自动计算本次报销的结余金额。审批完成后,还需要关联财务系统,将报销数据传递到财务系统中生成财务凭证。这才是一个完整的流程,而很多OA系统是不具备这种能力的。

    4、工作流不适用 
            其实工作流管理是OA系统应用的绝对核心,几乎所有的用户在应用OA系统的时候,都会把工作流放在重点位置。所以工作流功能的不适用,会直接导致OA系统无法使用,OA系统的工作流发展到今天,其内涵已经发生了巨大的变化。

   “工作流2.0”有两个重要的特征,一是能够实现灵便的数据整合,也就是上文中提到的数据整合问题;二是能够灵便的实现数据统计,在不需要厂商二次开发的情况下,系统就能够根据用户设置,自动生成各种类型的统计报表,为管理者提供决策支持。笔者发现,OA系统的很多问题在选型阶段很容易被忽略,这就对选型者提出了很高的要求,需要进行认真细致的市场调研、需求调研和产品试用。好的产品就是成功的一半,OA系统软件并不适用于“三分软件、七分实施”,而是“七分软件、三分实施”。

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