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中小型企业怎么实施oa协同办公系统?有哪些特点?

作者:佚名  来源:网络

 中小型企业怎么实施oa办公系统?有哪些特点?

      近几年来,随着OA协同办公系统的普及越来越高,而OA系统的出现,政府、企事业单位、甚至小型私企公司都进入无纸化办公,但企业实施应如何选型OA软件?中小型企业应当如何选型OA系统?这一问题愈发困扰我们,以下给大家普及一下

 中小型企业的现状

      中小型企业信息化发展刚刚起步,IT人才缺乏、公司资金投入有限,但是发展空间较大,希望在激烈的市场竞争中通过OA协同办公系统完善局内管理制度,提升公司整体竞争力。并期待能够在短时间内见到OA软件的效果,达到提升企业的管理和业务处理能力的目的,让OA系统成为企业得力的神器。

 OA办公系统有哪些特点

 一、提高工作效率

      传统的企业办公,繁琐的程序很容易造成团队之间办事拖沓,互相推诿的现象。 

      例如,员工报销一个差旅费,需要写财务报销凭证,再让部门主管签字,接着让部门经理签字,最后才提交财务部,财务部经理审核完,再让出纳统一通知上财务部拿报销费用。一环套一环,报销一个差旅费需要一个星期才下来,有的甚至一个月。

      当企业实施OA办公系统,报销差旅费可以直接在手机上提交申请,相关人员在系统内部就可以看到,费用也可以直接打入员工账号。这一连串程序下来,花费的时间减少到3个工作日。员工提交完报销申请,就可以接着工作,大大提高了工作效率。

 二、节约成本

      办公信息化时代,公司的打印纸跟打印机的油墨是最大的消耗品。之前IE部门每次出标准操作书,需要参考技术部门提供的纸质版技术指导文件。每一次新产品的指导文件都需要打印超过20页的A4纸,我们部门做好的作业操作文件也需要打印审核,原件审核签字完还需要复印两份,一份留底,一份发往作业现场。一份标准作业文件从技术部都生产部,打印纸张超过100张,打印时间需要一个上午,找相关领导签字需要一两个小时,非常复杂繁琐。

      当企业引进OA协同办公系统,技术部的指导文件以文档的形式传阅到我们部门,我们再在电脑上完成标准作业文件,再接着用文档形式传阅,领导审核签字也可以在电脑上完成,最后再传阅到生产部。这样节约了打印纸的费用,也少去了打印时间。

 三、提高部门之间的监督力度

      传统的办公方式,有的数据出错,无法追溯到源头。企业部门之间系统独立,很容易出现数据不一致的情况,到最后环节才发现数据错误,需要每一个部门开会纠出数据错误源头,这个时候很容易造成推诿、扯皮的现象。系统独立,无法起到监督作用,当企业引进了OA系统,部门之间的数据共享,每一个环节都可以互相监督,减少出错率。也减少了互相推诿的情况发生。

 四、打破空间的限制,实现无障碍办公

      传统的OA协同办公系统以电脑为载体,员工办公受到限制。而随着信息技术化的发展,现在出现了移动办公方式。就像企业微信,它作为一款独立的APP,与私人微信分开,除了具有类似微信的聊天功能,还集成了公费电话和邮件功能。具有表单、考勤、请假、报销等功能。从而帮助企业办公可以在手机上完成,打破了传统OA软件的空间限制。

      oa协同办公系统就是实现企业单位的办公自动化和信息化,同时,能够最大限度地实现企业信息共享,实现企业系统办公,提升整体的办公效率与办公效益。

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