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关于OA系统选型/实施迷茫分析

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业务流程管理(BPM)在协同软件中的地位

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协同软件的高速发展,使协同软件由一个新生的应用软件,变成被广泛接受的信息化主流应用系统。2005年,中国信息产业发展研究院首次将协同软件作为一个单独的软件门类另列,表明协同软件在中国正式被“官方”所认可;2006年,全球知名IT分析评测机构GARTNR发布主题文章,指出:基于BPM的协同软件,是下一代信息系统。 ..


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OA系统选型心得

作者:佚名  来源:转载

分享OA系统选型心得

 企业OA系统依据实际业务要求,运用计算机和互联网通信技术,将企业管理和网络化办公结合在一起,在加强企业竞争力和提升企业管理能力的同时实现企业信息共享,避免“数字鸿沟”和“信息孤岛”的现象。
身处网络信息化的大时代,无论主动还是被动,我们这些小个体都不由自主地参与到信息化大潮中来。于企业而言,OA软件信息化已经不知不觉间潜入到组织方方面面的管理工作,成为日常管理不可缺少的助手、工具。而对于正准备部署OA的用户来说,OA选型是当前正面临的困惑,为此,笔者从参与的和观察的众多企业集团OA选型和部署工作中总结出以下三点心得,共选型者参考:
1、专家还是要信的
在医院挂诊的时候会让你选择普通门诊还是专家门诊,当然专家门诊要贵几块钱,并且时间约束大。有人说,如果不是大病,其实二者效果都一样,可为什么多数人还是愿意选择专家门诊呢?也许是讨个安心。
那么选型OA时需要同样的心理吗?对于OA软件,也分普通和专家,OA领军企业有九思软件、用友软件、慧点科技等,普通的当然成千上万、不胜枚举。
 2、量体裁衣
许多用户在选型OA时最爱问OA厂商的问题便是:贵公司服务过多少xx行业的客户?问题没错,相关行业的丰富经验对项目实施和系统使用也有一定好处,但如果把这个问题的结果看作OA系统选型的最高标准,那就大错特错了。 很多专家都说过,OA软件之于企业,没有最好的,只有最适合的。 难道你选择一家OA厂商就是为了他把给同行做的系统直接复制给你吗?
3、价格也要私人订制
OA系统选型,成本是绕不开的一环。说一句空但并非无理的话:贵的不一定好、便宜的也不一定坏,其实还是第二条说的,要适合自己。
OA办公系统不仅仅是企业办公的一种工具,更应该是一种有思想、有模式的懂管理的软件,目前市场上主流的协同OA办公系统就为现代企业发展注入了强劲的动力,协同OA办公系统是在研究现代组织实践案例和管理理论发展方向的基础上,结合神经网络的研究成果而设计的协同管理系统。它以动态组织为行为主体,以工作流为传导模型,以任务为处理模型,将组织行为的复杂性通过三者的结合充分表现出来,从而帮助实际组织解决管理过程中的复杂课题。
组织价值在于“使用有限资源创造最大化价值”,现代组织的典型代表是企业,企业创造价值是通过三个层次进行体现的,即战略、战术与执行。战略,是领导意志的体现;战术,是管理方式的体现;执行,是操作能力的体现。任何战略和战术意图最终都是通过执行来实现的,但在战略决定战术、战术决定执行的同时,执行也反过来影响战术、进而影响战略。但遗憾的是,在企业的实际运行中,常常出现的情况是:因为执行环节上出现问题,而最终使战略意图变得面目全非。
随着知识经济时代的到来,社会进步正在不断加速,组织迫切需要一个可以实现内外资源整合的高效的信息系统,从而提升其管理水平。具体表现在:   
1)需要一个高效的协同管理工作平台    
能够将组织管理中的业务活动、管理活动及活动产生的信息在组织、部门、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理。    
2)需要一个有效的知识资产管理平台    
过去在组织的信息化建设过程往往重视人、财、物这些有形的物质资产管理,忽视了知识资产的管理,需要借助知识管理工具对组织内外的知识进行有效的获取、沉淀、共享、应用、学习和创新,从而提高员工的素质和技能、执行力。    
3)需要一个个性化的系统访问门户    
传统的OA功能比较单一,员工容易使用,随着功能的不断扩展,员工对功能的需求也不尽相同,这就要求系统必须具有人性化设计,能够根据不同员工的需要进行功能组合,将合适的功能放在合适的位置给合适的员工访问,实现真正的人本管理。    
4)需要一个良好的组织文化管理平台    
开放的社会造就了开放的社会人,组织规模的不断扩大,导致领导与员工、员工与员工间的直接沟通机会越来越少,组织需要构建新的文化环境,便于员工相互沟通、增进了解、发现思想倾向并及时加以引导。   
5)需要一个集中的信息整合呈现平台    
办公系统是组织内使用面最广泛、频率最高的信息系统,希望能够通过办公系统实时、直观地了解到组织的运营状况(如生产、营销、财务等数据),同时有效地解决组织内“信息孤岛”问题。 

OA系统适用才是王道

1、有时候专家的话还是能信的
在医院挂诊的时候会让你选择普通门诊还是专家门诊,当然专家门诊要贵几块钱,并且时间约束大。有人说,如果不是大病,其实二者效果都一样,可为什么多数人还是愿意选择专家门诊呢?也许是讨个安心。

这样的心理同样也适用oa软件。对于oa软件,也有普通和专家。可以说选OA信专家,不仅仅是图个心安,更是关系到之后的实施、培训、维护、扩展等一些列服务工作的好坏。

2、量身定制
很多专家都说过,OA软件之于企业,没有最好的,只有最适合的。选购者应该站在集团企业的角度考量,哪一型的OA办公系统才是最适合企业提高工作效率的。

3、价格也要私人订制
OA系统选型,成本是绕不开的一环。说一句空但并非无理的话:贵的不一定好、便宜的也不一定坏,其实还是第二条说的,要适合自己。这里讲的是无论产品和价格都要适合自己。

一般来说,价格贵的OA一般较为复杂,实施周期较长,但产品的适用规模大,定制开发较容易。便宜的OA要么渣产品,要么存在隐形消费,的确需要仔细斟酌、认真鉴别。

那么,可有二者兼得的物美价廉的OA软件呢?也不是没有,随着OA市场竞争愈发激烈,以及技术的发展进步,以后的oa产品正在朝这个方向努力着。

董事长亲自上oa系统才能成功

1、挑合适的人

  合适的这个人可以是单独一个人,也可以是一个团队。一般来说,OA项目往往由IT部门和行政部门牵头,负责OA项目的人员往往是组织的CIO,也可能是行政部人员,或者采购人员,无论是谁都必须对组织的OA需求有必要的了解。而OA的项目组成员则不仅仅局限在IT部门,根据采购的OA系统的特点,可以组织业务部门共同参与。例如OA系统办公系统就能够发挥团体作战的最大价值。OA在产品的易用性上功力深厚,系统前端设置简单移动、逻辑清晰,业务部门可以根据个性需求,制作贴近实际操作、更有效率的流程和表单,如此一来,既发挥的员工的主观能动性,又提升可系统的可用性。

2、督促这些人

在OA项目进行中,领导最好不要放任自流,既要授权也要适当干预。项目中可能会出现许多突发问题,如资金、人力、员工情绪等等,都需要领导适时采取措施、合理解决。不管不问只会拖慢项目进程,甚至停滞不前。


3、带头使用

  OA系统的核心功能是工作流,而工作流程的终端是领导,当领导带头使用的OA,无需强制就能达到系统全员推广的目的,OA系统才能应用成功。

办公自动化是一种必然趋势,组织的基础管理需要OA系统的参与已经成为多数企事业单位的共识,而如何更好地推动共识的落实,则需要一把手们亲自上阵了。



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