1. 资料管理出入库：通过资料管理系统进行登记导入，可单个也可批量。

2. 资料管理存放：入库时对资料进行位置编码，无论如何存放，都可以快速方便的查找定位；

3. 资料管理利用：资料管理借阅登记。

针对电子化资料，资料管理系统实现远程借阅、远程审批、到期自动终止借阅；

针对实物档案，资料管理系统利用条码技术，无需人工输入，借助扫描设备，轻松完成借阅及归还登记；

充分利用电子化档案，减少对珍贵档案的破坏。

4. 管理：查询方便； 统计简单，资料管理系统设定好不同的统计条件，可以简单快速的给出统计结果和明细；

清查核对，利用条码技术，资料管理系统通过手持终端设备，快速完成对档案的收集，通过与借阅登记信息进行比对，资料管理系统自动给出档案清查核对的结果：哪些档案丢失了、哪些档案被借出不在库了。

5. 电子化：采用完整的权限控制管理手段，资料管理系统可以将每一卷电子化档案的查阅权限精确控制到对应的人、组织；

资料管理系统针对政府等机构，还可以分为内、外部人员的不同方式进行借阅，资料管理系统使公众可以通过机构提供的查询渠道（办事大厅、互联网）查阅关注的档案。

其他根据单位的实际需求,和相关部门的使用问题,可以进一步调研.如果思路不是很清楚,不建议找公司项目化开发.就像盖房子,什么都没想好就找施工队,结果盖完了发现不是很适合,但是已经不能改了.还不如找资料管理系统成型的产品比较成熟的,可能厂家考虑的更成熟,还可以有持续的升级服务。