伟创软件：办公软件专家

在线资产管理系统专题

在线资产管理系统：固定资产管理与ERP的有效结合

 一、固定资产管理功能在ERP系统中的体现
ERP系统是站在整个企业的角度来考虑企业应该如何管理、业务流程应当如何优化等问题的一套以生产、计划、物流为核心的集成性的管理信息系统。是企业核心的经营管理系统，是企业主要经营业务集成的信息平台。在这个平台下，固定资产管理只是其中一个分支模块。

 通过实施ERP系统，借助ERP强大的系统工具，可以实现以下固定资产管理功能：一是外部和内部的凭证和主要报表能够自动生成，实现办公自动化；二是优化业务流程，简化固定资产的核算和管理；三是及时、灵活、全面的固定资产信息查询；四是实现网上审核、签章和无纸化办公；五是建立相关数据之间的链接，建立一定的指标，赋予系统固定资产的分析功能。 目前，企业使用的ERP系统主要包括五大模块：财务会计/管理会计/资金管理(FI/CO/TR)、大型项目系统(PS)、物料管理(MM)、销售分销管理(SD)和物资供应管理(MRO)，其中财务模块包括财务会计(FI)、管理会计(CO)、资金管理(TR)以及大型项目系统(PS)4个子模块，而固定资产管理的模块仅仅是财务会计子模块下的一个三级模块。

 二、ERP系统固定资产管理功能的局限性
固定资产管理是价值管理和实物管理的有机结合。其中，价值管理主要是指固定资产的价值核算。而实物管理则主要是指归口管理与现场管理。基于以上原因，ERP系统仅仅实现了固定资产的核算功能，而管理功能并未得到实现。其局限性主要表现在：
 
  (一)ERP系统实现的业务流程功能并不完备
现行的ERP系统已经实现的业务流程包括购入或建造完成资产增加、资产置换、资产捐赠、资产报废、资产调拨、资产报废、资产盘亏、折旧提取等。然而，在这些业务流程中，线上仅仅实现了固定资产数据的增加、减少和修改等信息的录入和核算功能。固定资产的归口管理与现场管理职能所需的数据信息大多数仍在线下采集。由于企业固定资产的种类和数目繁多，线下数据的采集工作存在一定的困难，难以实现面面俱到和及时更新，这就使得企业固定资产管理部门没有全面、可靠的信息可供分析处理。固定资产的管理功能无从实现。
  (二)权限设计未实现终端管理，系统的实施并不完善
企业固定资产管理权与使用权分离的现状表明，企业总部拥有固定资产的管理功能，而使用固定资产的是企业的基层单位。因而，对固定资产固定信息录入的终端应该是基层单位的使用者，只有这样才能使得基础信息的录入更加精确，更新更加及时。然而，ERP系统在企业的实施仅仅是企业总部的资产管理部门以及计划部门、生产管理部门等归口管理部门，在基层单位的固定资产管理部门并没有实现，这就造成了固定资产基础数据线上管理、线下采集的现状，数据的精确性、更新的及时性受到限制，给企业固定资产的核算和管理工作造成了困难。
 
  (三)未实现无纸化办公，网上审批功能尚待开发
无纸化办公是指某些固定资产业务数据的网络传递和数字签名，这些资产业务包括资产报废、盘盈、盘亏、调拨、出租、租赁、处置、财产保险以及投资等需要进行审核、审批的资产业务。 对于企业来说，在固定资产的管理过程中，固定资产的盘盈、盘亏、报废等许多管理业务流程均需要提出申请。

由主管单位审核和批复后才能准许进行。然而在现有的ERP系统下，实现的仅仅是申请被批复后的账务处理工作，而业务流程的上报、审核、批复、签章等功能则只能在线下实现，这无疑就增加了固定资产管理人员的工作负担，降低了固定资产管理的工作效率，因而，开发固定资产管理的网上审批、签章业务。实现无纸化办公亟待解决。

  (四)系统功能的应用受到限制
在企业的ERP系统中，仍存在许多强大的功能未得到很好的应用，主要表现在订单功能的应用上。内部订单主数据是单位用来记录交易费用的临时工具，它具有强大的统计和查询功能。可以根据管理人员的需要通过一定的权限自行设定。目前的ERP系统中，内部订单仅仅被用于生产费用的归集。

而没有被用于固定资产的管理。在资产的投资管理中涉及投资订单的概念，但是由于与现有固定资产有关的基础数据难以精确统计，基础数据的维护没有达到足够精确的程度，投资订单仅仅被定义为用在新井的投资增资业务上，而且仅仅是在为以后实现单台设备核算准备基础数据的统计，并没有发挥其最大效能。因此，内部订单的功能亟待开发。

 三、完善ERP系统固定资产管理功能的对策建议
为提高ERP系统的使用效率，加强ERP系统对固定资产的分析管理功能，实现ERP与固定资产管理的有效结合。
  (一)扩大EILP的使用权限，加速基础数据的更新
  (二)充分挖掘ERP系统中订单的强大功能
  (三)完善ERP的功能模块，增加其他辅助功能 完善企业ERP的功能模块。