应用好的OA办公系统，首先必须是易用的。易用性高的OA办公系统是被用户广泛应用的必要条件，它促进用户快速上手，保证用户顺利使用，提升用户的使用效果和效率。选购了易用型OA办公系统的企业可在短时间内就应用起来，软件功能的闲置率相当低甚至几乎为零;而不易用的OA办公系统却在很多企业的推进中被中途放弃，成了“烂尾楼”工程。
除了易用性，OA办公系统还需要满足用户的个性化需求，这样才能充分满足用户对协同办公的应用。灵活的技术架构是OA系统成功应用的基础，在底层平台和应用功能趋于标准化的模式下，需要根据用户的特点搭建出个性化、符合企业特点的OA办公系统才能用的长久，而目前以项目化、产品化存在的OA办公系统各有优缺点。项目化OA办公系统能根据用户需求量身定制，一次性满足细节需求，但其高成本，长周期，高风险，无法升级，持续性服务几无可能等弊端容易让用户望而却步。产品化OA办公系统具有可以持续升级，成熟度较高，低风险，高性价比的优势，但其无法一次满足所有细节需求，而且产品化的升级节奏与用户需求的匹配难以协调。而平台化的OA办公系统基本能满足用户全部需求，性价比高，而且低风险，成熟度高，实施周期短，这对用户成功应用来说，是非常有力的保障。
从目前的OA办公系统市场来看，易用性突出，且能充分满足用户个性化需求的OA办公系统往往有着不错的应用成功率。
当引进一个给力的OA办公系统之后，用户就需要打造一个应用OA办公系统的良好环境。事实上，信息化建设是一场组织管理模式和工作习惯的全员革命，因此OA办公系统的应用是一把手工程，领导应身先士卒，起到表率作用。此外，对于OA协同办公系统，很多企业员工在一开始都有不同程度的抵触心理，这个一方面可以通过培训、宣传等方式抵消一部分抵触情绪，另一方面可以建立一套合理的奖惩制度来推进实施。最后，在OA办公系统成功上线之后，可以适当借助OA厂商的软件服务，但用户的系统管理员也应承担更多责任，要能够熟练掌握OA办公系统的使用以及维护系统的能力，系统管理员的责任心以及技术水平与今后协同办公软件的使用情况有直接关系，而各个部门的应用管理员，也要有深化应用系统功能模块的能力。
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