行政管理系统如何解决办公用品管理难题？ |
| 作者：佚名 来源：网络 |
| 导语：从员工日常办公所需的纸、笔、鼠标、电脑到财务办公所需的点验钞机、印泥、印章垫等，无不涉及到办公用品的管理。而一件办公用品从采购、使用到最后的损坏、报废，往往涉及其全生命周期的管理，如何才能通过行政管理系统减少浪费，实现资源的优化配置呢？
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 责带不明晰，易损易丢失行政管理系统
对于很多企业而言，因为责带不明晰，办公用品丢失、损耗的情况时有发生。员工在填写申请表时没有明确归还时间，或者到期忘记归还，没有一套完善的提醒机制。对于管理人员而言，缺乏一套信息汇总系统，无法及时查看每件用品的使用及归还情况。
解决方案
行政管理系统通过将办公用品的申请审批进行汇总，成功解决了以上问题。申请人在发起申请时，需填写归还时间和选择使用类型，明确是个人使用还是部门使用，以便将责任明晰化，一旦发生丢失或损耗，有助于找到第一责任人。除此之外，管理者可以通过行政管理系统后台查看办公用品申请列表，全面掌握每件办公用品的申请使用情况，包括库存量、领用数量、申请人、领用日期、归还日期、实际归还日期等。当出现逾期不还的情况，可通过行政管理系统留言、内部消息等进行提醒，以确保申请人尽快归还。
采购跟不上，库存常告急
有时候，某一办公用品消耗太快，导致采购跟不上，员工要用的时候不能及时补充，严重的情况甚至可能影响工作的进度。如何才能实现采购与库存的双向对接呢？当库存不足时，采购人员能及时收到提醒，从而及时补充？
解决方案
通过行政管理系统的库存警示功能便能轻松解决以上问题。在定义办公用品类别或录入资料时，可勾选“启动库存警示功能”，通过办公用品消耗情况，设置最低警示数量和最高警示数量。当办公用品达到最低警示数量时，采购人员会收到行政管理系统提醒，从而及时地进行补充；当达到最高警示数量时，行政管理系统将会提醒采购人员停止采购，以免减少库存堆积等现象。
申请太麻烦，领用难及时
传统的办公用品申请方式，往往需要填写纸质的申请表，并经过相关领导签字后才能使用。因为信息不对称等原因，申请流程走下来之后却发现此办公用品已被其他人申请使用。缺乏流程化的办公用品申请管理，大大降低了办公效率以及资源的优化配置。
解决方案
通过行政管理系统规范办公用品的管理和流程，可以有效解决以上问题。办公用品申请时，可通过新建流程，发起办公用品的电子化申请。在申请界面，行政管理系统自动呈现需要填写的相关信息，包括申请人、申请时间、申请物品、使用数量等。发起申请流程之后，行政管理系统自动流转到相关人员处进行处理，整个流程高效运转，确保有急用的员工能快速领用到相关办公用品。
纷杂难打理，浪费时发生
随着企业的不断发展壮大，办公用品的管理也日渐复杂化。小到一支笔，大到一台打印机，都属于办公用品的范畴。在办公用品日益多样化的现实面前，如何对其进行统一管理，减少浪费、分配不均等现象成为企业管理的一大难题。
解决方案
通过行政管理系统，企业可以将办公用品统一起来进行集中管理。在“办公用品”模块，实现所有办公用品的分类管理，通过层级类别的设定，便于查找及领用。对于某一具体的办公用品，可以对其进行详细描述，包括此用品的类别、名称、规格、计量单位等。通过将所用办公用品录入到统一的行政管理系统并对其进行跟踪管理，既简化了管理的纷杂局面，又减少了浪费的发生，部门、员工的领用记录皆在系统中有据可查。
【正-文-结-束】
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