 信息传达错误是所有工作的主要危害，因为它破坏了整个工作的流程管理系统。例如，在你的市场费用审批流程中，市场部会将预算计划附加到电子邮件中并将其发送给财务负责人，但是财务负责人的电子邮件收件箱已经超过负载，而且他从未看过电子邮件。那么，在以后的会议中，对于费用投入的情况就会存在很多的误解，甚至造成同事间的矛盾，可见，使用流程管理系统是多么重要了。
现在，大多数在线表单制作软件都包含各种字段类型，流程管理系统使你可以创建比现有纸质表单更好的在线表单，流程管理系统也可以帮你节约纸张，减少办公费用的投入。
问责制是提高团队管理和流程效率的关键因素。当手动处理工作流程时，由于不能保证信息的有效传达，所以很多人就会钻工作流程的空子，一旦有问题出现，就会推卸责任、寻找替罪羊。这是另一个表明你需要流程管理系统的重要提示，流程管理系统能清楚地记录下每个请求，保证信息进行有效的传达，从而可以高效而正确地找到问题责任人。
流程自动化面临的最大挑战之一是缺乏标准化。当你的企业已经有了相对稳定的工作流程规则，并且没有太多的例外需要处理的时候，你可以考虑使用流程管理系统了。因为流程管理系统可以帮助你更好的运行标准化的工作流程，而无需你实时人工把控。
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