由于企业规模和接单模式等的不同，不能保证某一款项目管理系统能适合所有的建筑企业使用，适合建筑行业的项目管理系统应对材料的采购、领用等设置多级审批，同时对物料的出入库建立起严格的流程，防止不同施工队或施工部门领料时出现错误。在项目管理系统中，材料领用量超出施工计划中规定数量的部分要走超领程序，有效减少员工滥用材料所造成的成本增加。
将项目的设计图纸、施工计划、物料清单等基本信息汇总到项目管理系统中进行统一的管理，所有参加项目的人员能按权限进行不同信息的查询和修改，也能通过项目管理系统填写工作日志和汇报项目进度。同时，项目管理系统还可以对项目中的异常情况做出预警，以及统计各项目回款和签单情况。
通过项目管理系统获取建筑项目中各种活动的资源使用情况，对成本进行初步的控制。另外项目管理系统还应具备通过多种形式对员工工资进行计算的能力，以及能从各个层面对预算成本和实际成本进行对比分析，快速找出造成超支的原因。
建筑企业为了加快施工进度和提高施工质量经常需要将项目进行分包，因此一款适合的项目管理系统一定要具备分包管理功能模块，且项目管理系统的模块至少要能对分包中的合同、进度、进度款申报和付款进行管理。
